Revise os registros enquanto o contexto de campo estiver disponível e preserve as evidências necessárias para a curadoria.
Revise registros e relações
Seção intitulada “Revise registros e relações”Confira os Field IDs com as etiquetas físicas e depois verifique locais, eventos, coordenadas, pessoal de coleta, identificações, partes e preparações. Procure identificadores legíveis duplicados, datas inesperadas, valores ausentes e unidades inconsistentes. As contagens, sozinhas, não comprovam que os registros corretos foram transferidos.
Leia os registros, e não um resumo deles. Uma exportação do NAHPU sem células vazias e sem medidas impossíveis é compatível com centenas de dígitos trocados e identificações mal atribuídas. A conferência que funciona é o espécime na mão diante do registro na tela: um Field ID trocado entre dois musaranhos é invisível em uma tabela de frequências e evidente na bandeja.
Alterar a identificação de um espécime seleciona seu táxon; editar um táxon compartilhado muda a entrada usada por outros registros. Preserve a confiança da identificação, o determinador e as observações explicativas, e revise os registros afetados depois de corrigir táxons ou pessoal compartilhados.
Preserve as observações originais ao documentar correções. Use notas ou a documentação do projeto para registrar motivo, fonte, data e responsável por curadorias relevantes. Não presuma que toda edição gera um histórico completo de auditoria.
Preserve os anexos
Seção intitulada “Preserve os anexos”- Media guarda fotografias e outros registros de mídia compatíveis.
- Associated Data guarda arquivos relacionados ou recursos externos, com relação e descrição significativas.
- Abra os anexos depois de copiá-los ou importá-los. Preserve os originais e investigue avisos de arquivo ausente antes de remover as cópias de origem.
Copie o que você puder guardar; vincule apenas o que não puder. Um link externo não garante que o destino continuará disponível nem que será incluído em uma transferência.
Decida se fontes personalizadas e imagens de modelos precisam ser transferidas separadamente. Alterar a visibilidade do formulário não remove valores armazenados nem os exclui das exportações. As fontes só são usadas para imprimir arquivos dos registros e para criar etiquetas de espécimes e partes.
Escolha e inspecione as exportações
Seção intitulada “Escolha e inspecione as exportações”Use Export records com uma predefinição revisada para análise ou curadoria em planilha. Verifique colunas, valores repetidos, unidades, filtros e identificadores na saída. A escolha de cabeçalhos Darwin Core é um mapeamento, não a garantia de que cada campo tenha um termo padrão equivalente.
Use exportações nativas de projeto ou NAHPU Data Packages para fluxos de reimportação compatíveis. As transferências de projeto ZIP e TAR.GZ incluem os arquivos disponíveis do projeto; JSON.GZ os omite. Pacotes de padrões, tabelas, imagens e documentos impressos servem para intercâmbio ou publicação e não substituem uma cópia nativa recuperável. Consulte Pacotes de registros para o conteúdo e as limitações de cada pacote.
Guarde um backup de toda a instalação antes de curadoria de grande porte ou de mesclagens e verifique a recuperação separadamente. Siga a rotina de backup combinada pela equipe.
Proteja informações antes de compartilhar
Seção intitulada “Proteja informações antes de compartilhar”Decida o que divulgar a partir do risco para o táxon, e não do hábito de reter tudo ou publicar tudo. Aplique esse julgamento por táxon e registre a decisão junto com a documentação do projeto, para que uma divulgação posterior siga o mesmo raciocínio.
Quando uma localidade for sensível, generalize em vez de excluir. Uma coordenada arredondada para uma precisão documentada, com a incerteza ampliada na mesma medida, mantém o registro útil para análises em escala de distribuição e elimina a linha de armadilhas. Informe no conjunto divulgado quais valores foram generalizados ou retidos e guarde o original protegido.
Revise localizações exatas, contatos do pessoal, notas e metadados de imagem quanto a restrições. Exporte apenas informações aprovadas e inspecione os arquivos reais, incluindo tabelas complementares e anexos. Ocultar um campo no NAHPU não é supressão: um campo oculto mantém o valor armazenado e ainda pode aparecer em uma exportação.
Imprima e confira as etiquetas
Seção intitulada “Imprima e confira as etiquetas”Inclua um Field ID legível e as informações de coleção exigidas pela sua instituição. Um QR do UUID do espécime pode ligar a etiqueta ao registro digital; mantenha o texto legível para que a etiqueta sirva sem leitor, e porque uma etiqueta sobrevive ao programa que a gerou.
Antes de fixar qualquer etiqueta:
- Pré-visualize registros representativos, incluindo nomes longos e campos vazios.
- Imprima nas dimensões pretendidas e verifique cortes e legibilidade.
- Escaneie o QR para confirmar que ele identifica o espécime pretendido.
- Confira cada etiqueta com o espécime físico e suas partes.
Consulte exportação de documentos.
Referências
Seção intitulada “Referências”Barchard KA & Pace LA (2011). Preventing human error: the impact of data entry methods on data accuracy and statistical results. Computers in Human Behavior 27:1834–1839.
Tulloch AIT, Auerbach N, Legge S, Rhodes J, Robinson J, Vieira S, Watson JEM, Whyte M & Turak E (2018). A decision tree for assessing the risks and benefits of publishing biodiversity data. Nature Ecology & Evolution 2:1209–1217.
Vines TH, Albert AYK, Andrew RL, Débarre F, Bock DG, Franklin MT, Gilbert KJ, Moore J-S, Renaut S & Rennison DJ (2014). The availability of research data declines rapidly with article age. Current Biology 24:94–97.