Pengelolaan Proyek

Sepakati penanggung jawab proyek, pembagian pengenal, dan tanggung jawab transfer sebelum beberapa orang mulai mencatat.

Tetapkan satu sumber acuan

Tunjuk satu perangkat yang memelihara salinan proyek yang menjadi acuan. Perangkat itu menyimpan daftar takson induk, personel, dan definisi kolom khusus. Perangkat itu pula yang membagikan pembaruan ke perangkat lain, yang tidak menyunting definisi tersebut. Jika spesimen berbagi lokasi, koordinat, dan kegiatan pengumpulan yang sama, perangkat acuan juga menyimpan catatan-catatan itu. Perangkat lain memindai QR atau mengimpor salinan acuan lalu menambahkan spesimen masing-masing, tetapi tidak menyunting catatan bersama.

Penggabungan proyek sebaiknya dilakukan oleh perangkat acuan. Perangkat itulah yang meninjau konflik UUID dan pilihan per bagian.

Beri nama dan identitas proyek

Gunakan nama yang mudah dikenali, misalnya Patah Mammals, dan isi kolom tanggal proyek. UUID mengidentifikasi proyek dalam transfer; UUID berbeda dari nomor katalog proyek dan dari ID lapangan spesimen yang terbaca. Membuat ulang proyek dengan nama yang sama tidak membuat ulang UUID-nya.

Beri lokasi ID yang stabil dan simpan maknanya dalam deskripsi lokalitas. Lihat penamaan lokasi dan koordinat.

Sepakati konvensi ID lapangan

Pilih konvensi yang sesuai dengan protokol koleksi Anda. ID lapangan proyek cocok untuk satu urutan pemrosesan bersama; ID lapangan personel cocok untuk pekerjaan yang tersusun menurut urutan masing-masing pengatalog.

NAHPU tidak menyinkronkan perangkat secara otomatis. Itu dirancang dengan sengaja, agar setiap pertukaran data dilakukan secara sadar dan ditinjau.

Dokumentasikan setiap serah terima dan periksa duplikat setelah transfer. UUID membantu membedakan catatan, tetapi tidak mencegah ID lapangan terbaca yang ganda maupun spesimen yang salah label.

Memilih jenis ID lapangan

Jika Anda baru merintis laboratorium, atau laboratorium Anda belum punya konvensi ID lapangan yang baku, menurut pengalaman kami ID lapangan personel cocok untuk pemrosesan spesimen secara paralel, ketika beberapa orang menyiapkan spesimen dan mencatat data pada perangkat masing-masing. Risiko penggandaan pengenalnya lebih kecil. ID lapangan proyek lebih sesuai bila data dicatat pada satu perangkat dan preparasi spesimen berjalan dalam satu urutan, ketika tiap anggota tim memegang peran berbeda dalam alur kerja, seperti mengambil jaringan, memotret, menyiapkan spesimen bukti, dan sebagainya.

Kelola kontribusi

Tetapkan identitas proyek bersama sebelum membagi pekerjaan. Tentukan penanggung jawab personel, takson, kosakata, dan definisi kolom khusus yang dipakai bersama. Sepakati kapan tiap perangkat berhenti menyunting untuk serah terima dan siapa yang meninjau proyek gabungan.

• Import project di layar utama membawa proyek ke instalasi lain.
• Merge project di dalam proyek yang ada menggabungkan kontribusi; tinjau konflik UUID dan pilihan per bagian. Jangan memaksakan penggabungan saat UUID tidak cocok hanya karena namanya mirip.
• Simpan paket sumber dan cadangan sebelum penggabungan sampai hasilnya diperiksa.

Catat siapa yang menyerahkan dan meninjau tiap paket, serta apa yang diputuskan pada tiap serah terima, selagi tim masih berkumpul. Anda dapat mencatat rincian yang menjelaskan sebuah penggabungan dalam narasi, sehingga tersimpan bersama datanya. Satu catatan yang ditulis di kamp lebih berharga daripada rekonstruksi yang dicoba tahun berikutnya.

Entropi informasi

Michener et al. (1997) menyebutnya sebagai menahan entropi informasi: isi penafsiran sebuah kumpulan data merosot seiring waktu, seiring bubarnya orang-orang yang menyimpannya dalam ingatan.

Jadwalkan dan verifikasi pencadangan

Ekspor proyek aktif pada selang waktu yang disepakati, misalnya di penghujung tiap hari lapangan dan sebelum serah terima besar. Pilih ZIP atau TAR.GZ bila berkas proyek yang tersedia harus ikut bersama catatan; JSON.GZ tidak menyertakannya. Peringatan berkas hilang perlu ditelusuri, sebab arsip tidak dapat menyertakan berkas yang memang sudah hilang.

Gunakan Backup database untuk pemulihan seluruh instalasi dan sebelum penggabungan atau kurasi besar. Tentukan frekuensinya dari besarnya pekerjaan yang berisiko hilang, penyimpanan, dan daya yang tersedia; ukuran dan lama prosesnya bergantung pada instalasi.

Bersiaplah menghadapi keausan, bukan hanya bencana. Data lebih sering hilang karena cakram mati, media tak terbaca, berkas tanpa label, dan orang yang pergi, ketimbang karena satu peristiwa dramatis. Simpan salinan bertanggal di luar perangkat pencatat, termasuk pada perangkat fisik terpisah bila tidak ada internet. Unggahan ke awan baru selesai setelah salinan jauhnya dipastikan ada.

Uji pemulihan secara berkala pada instalasi lain dan bandingkan jumlah catatan, hubungan antarcatatan, pengenal, dan berkas. Pemulihan itulah satu-satunya langkah yang membedakan cadangan dari berkas yang tak pernah Anda buka. Simpan versi lama sampai salinan yang lebih baru terverifikasi.

Beri nama paket dengan jelas, misalnya PatahMammals_transfer_20260908.zip. Nama yang memuat proyek, tujuan, dan tanggal tetap dapat ditafsirkan ketika ia menjadi satu-satunya salinan yang tersisa. Ikuti panduan transfer proyek untuk pilihan transfer dan panduan ekspor untuk penggantian basis data.

Referensi

Chapman AD (2005). Principles of Data Quality. GBIF Secretariat, Kopenhagen.

Michener WK, Brunt JW, Helly JJ, Kirchner TB & Stafford SG (1997). Nongeospatial metadata for the ecological sciences. Ecological Applications 7:330–342.